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‍Real Results

• Gestion Administrative Complexe : La gestion des projets photovoltaïques, qui s'étale sur 18 mois, inclut des étapes multiples comme le début du projet, les accords, le financement, et la construction. Chaque étape requiert une gestion minutieuse de nombreux documents, tels que les plans d'installation, les accords des intervenants, les communications avec les donneurs d'ordre et la facturation. Cette complexité administrative est accrue par le volume et la diversité des documents à traiter.
• Utilisation d'Outils Inadaptés : L'entreprise utilise actuellement des outils tels qu'Excel pour la gestion de ses projets. Bien que polyvalent, Excel n'est pas optimisé pour gérer des projets d'une telle envergure et complexité. Cela se traduit par des difficultés dans le suivi des projets, la mise à jour des informations, et la communication efficace entre les différents acteurs impliqués.
• Communication et Notifications : Le processus actuel requiert de nombreuses notifications et communications manuelles entre les parties prenantes à chaque étape du projet. Cela engendre un risque accru d'erreurs et de retards, en plus d'une charge de travail administrative importante.
• Limitation de la Capacité de Croissance : L'entreprise reconnaît qu'elle rencontrera des difficultés majeures pour agrandir et passer à l'échelle en raison de ce goulet d'étranglement numérique. La gestion actuelle des projets est si prenante qu'elle nécessite un équivalent temps plein dédié uniquement à la mise à jour des informations.
• Défis de Stockage et de Recherche de Documents : Avec un grand nombre de documents à gérer, le stockage sécurisé et la recherche efficace de ces documents deviennent des tâches ardues. Cela peut entraîner des retards dans l'accès aux informations nécessaires et, par conséquent, dans la progression des projets.

Conséquences

Les défis rencontrés par l'entreprise dans la gestion de ses projets photovoltaïques ont des répercussions significatives à différents niveaux :

• Inefficacité Opérationnelle : L'utilisation d'outils inadaptés comme Excel pour la gestion de projets d'une telle envergure entraîne une inefficacité opérationnelle marquée. Cela se traduit par des retards dans la mise à jour des informations, des difficultés dans le suivi des différentes phases des projets, et une gestion laborieuse des documents.
• Ressources Humaines Sollicitées : Actuellement, la gestion administrative des projets nécessite l'allocation d'un équivalent temps plein, dédié exclusivement à la mise à jour des informations du projet. Ce déploiement de ressources humaines pour des tâches administratives répétitives et chronophages limite la disponibilité du personnel pour des activités plus stratégiques.
• Risques d'Erreur et de Non-Conformité : La gestion manuelle et complexe des documents augmente le risque d'erreurs, de perte de données et de non-conformité aux normes réglementaires et aux exigences des donneurs d'ordre. Ces erreurs peuvent avoir des conséquences graves, telles que des retards dans la réalisation des projets ou des pénalités financières.
• Limitation de la Capacité de Croissance : L'entreprise prend conscience que sa capacité à gérer une augmentation significative du nombre de projets est sérieusement entravée par ses processus actuels. Ce goulet d'étranglement numérique empêche l'entreprise de passer à l'échelle et de saisir de nouvelles opportunités de marché.
• Impact sur la Satisfaction des Parties Prenantes : La gestion inefficace des projets peut entraîner des retards dans la communication et dans la progression des projets, affectant ainsi la satisfaction des donneurs d'ordre et des autres parties prenantes. Cela peut, à terme, nuire à la réputation de l'entreprise et à sa capacité à attirer de nouveaux clients.

La gestion traditionnelle de la production, du bureau d'études à la fabrication et au montage, était assurée via des tableaux Excel. Cette méthode, bien qu'habituelle et rassurante, présentait des limites significatives. Elle engendrait des retards dans la mise à jour des informations, affectait la précision dans le suivi des projets, et rendait la facturation des clients complexe et tardive. En conséquence, cela impactait directement la trésorerie et le besoin en fonds de roulement de l'entreprise, mettant en lumière le besoin urgent d'une transformation numérique.

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