Administrative Automatisierung eines Renovierungsunternehmens mit TeamIA

Ein dynamisches Unternehmen, das sich auf den Erwerb und die Renovierung von Gebäuden für die Vermietung spezialisiert hat, steht in der schnelllebigen Branche der Immobilienrenovierung vor großen administrativen Herausforderungen. Mit zwei Geschäftsführern und einem Dutzend Angestellten, aber ohne dedizierte Verwaltungsunterstützung, suchte das Unternehmen nach einer Lösung, um seine Abläufe effizient zu verwalten und gleichzeitig die für Verwaltungsaufgaben aufgewendete Zeit zu minimieren. Visua wurde gebeten, eine digitale Lösung vorzuschlagen, die auf diese speziellen Bedürfnisse zugeschnitten war.

Die Führungskräfte, die bereits stark in das operative Geschäft und die Baustellen eingebunden waren, wurden durch die Verwaltungsaufgaben überlastet. Die tägliche Verwaltung brachte vielfältige Herausforderungen mit sich, darunter die Erstellung von Angeboten und Rechnungen, die Verfolgung des Fuhrparks, die Lokalisierung von Werkzeugen und die Verwaltung von Mietobjekten. Die Tatsache, dass ihre Buchhaltungsfirma kein digitales Tool für Angebote und Rechnungen mehr zur Verfügung stellte, verschärfte die Situation noch und zwang sie, vorübergehend wieder auf eine Excel-basierte Verwaltung zurückzugreifen, die ihren Bedürfnissen kaum gerecht wurde.

TeamIA reagierte auf diese Herausforderungen mit einer maßgeschneiderten Lösung für das Datenbankmanagement :

• Integrierte Verwaltung von Kontakten und Baustellen: Einführung eines Systems, mit dem Angebote einfach in Rechnungen umgewandelt werden können, die automatisch per E-Mail verschickt werden, wodurch der Rechnungsstellungsprozess optimiert wird.
• Fahrzeugflottenmanager mit Benachrichtigungen: Ein in den Kalender integriertes Tool zur Verwaltung des Fuhrparks, das automatische Erinnerungen für technische Kontrollen und Schadstoffprüfungen enthält, um das Risiko von Bußgeldern zu verringern.
• Verfolgung von Baubeginn: Entwicklung eines speziellen Tools für die Verfolgung von Baubeginn, einem entscheidenden Punkt im Bauwesen.
• Geolokalisierung von Werkzeugen: Einrichtung eines Geolokalisierungssystems für Werkzeuge über QR-Codes, mit dem Führungskräfte in Echtzeit erfahren können, wo sich wichtige Ausrüstungsgegenstände befinden.
• Vereinfachte Mietverwaltung: Entwicklung einer speziellen Datenbank für Mieter und Wohnungen, die die Erstellung und den Versand von Quittungen und anderen wichtigen Dokumenten erleichtert.

‍

‍

Die von TeamIA entwickelte digitale Lösung ist vollständig über Smartphones zugänglich, sodass Führungskräfte ihr Unternehmen direkt von unterwegs aus steuern können. Darüber hinaus funktioniert die App auch außerhalb des Netzes und synchronisiert die Daten, sobald eine Verbindung verfügbar ist, was in Gebieten mit begrenzter Netzabdeckung von entscheidender Bedeutung ist.

ROI und Finanzielle Auswirkungen

Die finanziellen Auswirkungen dieser Lösung sind vergleichbar mit der Einstellung einer Assistentin oder einer Sekretärin, jedoch ohne die Zwänge der Personalbeschaffung und -verwaltung. Außerdem wird wertvolle Zeit für die Führungskräfte freigesetzt, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

‍

Dieser Business Case veranschaulicht, wie TeamIA mit seiner Expertise in digitalen Lösungen die spezifischen Bedürfnisse eines schnell wachsenden Renovierungsunternehmens erfüllen konnte. Durch die Anpassung seiner Tools an die einzigartigen Herausforderungen der Branche ermöglichte Visua diesem Unternehmen, die Verwaltung zu vereinfachen, die Kosten zu senken und die betriebliche Effizienz zu steigern, und demonstrierte so die entscheidende Bedeutung der Digitalisierung in der Immobilienrenovierungsbranche.

‍