Modernisierung des Konstruktionsbüros durch die KI-Integration von TimeTonic

In einer Welt, in der betriebliche Effizienz von zentraler Bedeutung ist, steht ein luxemburgisches Ingenieurbüro aufgrund seines veralteten Verwaltungssystems vor großen Herausforderungen. Seit Jahrzehnten verwendet das Unternehmen Microsoft Access, um seine Akten und Baustellen zu verwalten, aber diese Methode stößt nun an kritische Grenzen. Visua bietet mit seiner Expertise in digitalen Lösungen eine digitale Transformation, die auf die spezifischen Bedürfnisse dieses Büros zugeschnitten ist.

Das aktuelle System, das auf Microsoft Access basiert, zeigt mehrere Schwächen:

Das gut etablierte und für seine Fachkompetenz bekannte Konstruktionsbüro mit 40 Ingenieuren steht vor der großen Herausforderung, sein Verwaltungssystem zu modernisieren. Seit Jahrzehnten verlässt sich das Unternehmen auf Microsoft Access, doch mehrere Faktoren haben zu einer kritischen Situation geführt:

• Abhängigkeit von spezialisierter Wartung: Das Microsoft Access-Tool, das für die Verwaltung von Akten und Baustellen zentral ist, war stark von einer Person abhängig, die für seine Wartung zuständig war. Als er nicht mehr in der Lage war, diese Aufgabe fortzuführen, wurde das System anfällig und die tägliche Verwaltung immer komplizierter und sogar riskanter.
• Beschränkung der Dokumentenspeicherung : Microsoft Access erlaubt keine integrierte Speicherung von Dokumenten. Diese Einschränkung zwingt das Unternehmen, eine separate Datenbank für die Dokumentenverwaltung zu unterhalten, wodurch Informationssilos entstehen und der Zugriff auf relevante Daten mühsam und ineffizient wird.
• Schwierigkeiten beim Abgleich der geleisteten Stunden : Eine große Herausforderung besteht darin, dass die von den Ingenieuren geleisteten Arbeitsstunden nicht effektiv mit den ursprünglichen Kostenvoranschlägen abgeglichen werden können. Dies verhindert eine genaue Bewertung der Rentabilität von Projekten, was im Ingenieurwesen mit seinen engen Gewinnspannen von entscheidender Bedeutung ist.
• Ungeeignetes Kostenberechnungssystem: Das derzeitige System verwendet einen einzigen pauschalen Stundensatz für alle Mitarbeiter, ohne wichtige Variablen wie die Dauer der Betriebszugehörigkeit oder die spezifischen Stundenkosten der einzelnen Ingenieure zu berücksichtigen. Dieses vereinfachte Modell kann zu Ungenauigkeiten bei der Preisgestaltung von Projekten und damit zu einer falschen Einschätzung der Rentabilität führen.
• Manuelle Prozesse für die Rechnungsstellung: Die Digitalisierung von Rechnungen ist nicht in das aktuelle System integriert. Dadurch muss eine Assistentin die Informationen für den Versand der Rechnungen erneut eingeben - eine manuelle und redundante Aufgabe, die das Fehlerrisiko erhöht und die betriebliche Effizienz verringert.

Diese Herausforderungen unterstreichen die Dringlichkeit einer Modernisierung des Managementsystems des Konstruktionsbüros. Der Übergang zu einem robusteren, integrierten und automatisierten System wird nicht nur zu einer Notwendigkeit, um die betriebliche Effizienz aufrechtzuerhalten, sondern auch zu einer Chance, die Rentabilität und das Projektmanagement zu verbessern.

Folgen

Die Herausforderungen, die das aktuelle Managementsystem eines Ingenieurbüros mit sich bringt, wirken sich direkt und erheblich auf verschiedene Aspekte des Unternehmens aus:

• Mangelnder Überblick über die Rentabilität von Projekten : Die Unfähigkeit, einen genauen Abgleich zwischen den geleisteten Stunden und den Schätzungen in den ursprünglichen Kostenvoranschlägen vorzunehmen, führt zu einem Mangel an Klarheit über die Rentabilität von Projekten. Dies kann dazu führen, dass einige Projekte mit Verlust geführt werden, ohne dass sich das Führungsteam dessen bewusst ist. Dies kann die finanzielle Gesundheit des Unternehmens ernsthaft beeinträchtigen, insbesondere wenn Projekte ohne ein klares Verständnis ihrer tatsächlichen Rentabilität fortgeführt werden.
• Arbeitsüberlastung der Verwaltungsassistentin: Die Notwendigkeit, Rechnungen und Sendungen manuell zu verwalten, stellt für die Assistentin eine große und sich wiederholende Arbeitsbelastung dar. Diese nicht optimierte Aufgabe beansprucht einen erheblichen Teil ihrer Zeit und schränkt ihre Fähigkeit ein, sich auf strategischere oder wertschöpfendere Tätigkeiten für das Unternehmen zu konzentrieren.
• Schwierigkeiten bei der Verfolgung von Zahlungsverzögerungen : Die Verfolgung verspäteter Kundenzahlungen, die für die Liquidität des Unternehmens entscheidend ist, wird zu einer schwierigen und zeitraubenden Aufgabe. Diese Schwierigkeit erhöht das Risiko von Nachlässigkeiten im Cash-Management und kann sich negativ auf die finanzielle Liquidität des Unternehmens auswirken.
• Risiken durch ungenaue Rechnungen : Die Verwendung einheitlicher pauschaler Stundenkosten und die manuelle Erfassung von Rechnungen erhöhen das Risiko von Ungenauigkeiten bei der Rechnungsstellung. Diese Ungenauigkeiten können zu Streitigkeiten mit Kunden oder zu Einnahmeverlusten aufgrund von Unterfakturierung führen.
• Auswirkungen auf die Gesamtleistung des Unternehmens: Diese verschiedenen betrieblichen und finanziellen Ineffizienzen können sich negativ auf die Gesamtleistung des Unternehmens auswirken. Sie können zu einem Vertrauensverlust seitens der Kunden führen, die Motivation der Mitarbeiter aufgrund frustrierender Arbeitsprozesse sinken lassen und die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt beeinträchtigen.

Angesichts der komplexen Herausforderungen, mit denen ein Ingenieurbüro konfrontiert ist, bietet Visua eine innovative und umfassende Lösung durch die Integration von TimeTonic, einem robusten und vielseitigen Management-Tool. Diese Lösung wurde speziell auf die Bedürfnisse und Probleme des Büros zugeschnitten:

• Datenüberleitung und -integration : Eine der Stärken der vorgeschlagenen Lösung liegt in ihrer Fähigkeit, alle historischen Bürodaten aus Microsoft Access in TimeTonic zu reimportieren. Dieser nahtlose Übergang sorgt für betriebliche Kontinuität, ohne die täglichen Aktivitäten des Unternehmens zu stören. Die Mitarbeiter können sich so schnell an das neue System anpassen, ohne den Zugang zu wichtigen Informationen zu verlieren.
• Echtzeitverfolgung und Rentabilitätsmanagement: TimeTonic ermöglicht die Echtzeitverfolgung von Projekten und bietet einen Überblick über die Rentabilität jedes einzelnen Falles. Diese Funktion ist entscheidend, um fundierte Entscheidungen zu treffen und risikoreiche oder verlustbringende Projekte schnell zu erkennen.
• Automatisierung der Rechnungsstellung: Das System wird eine Funktion zur Automatisierung der Rechnungsstellung integrieren, die es ermöglicht, Rechnungen direkt aus dem Tool heraus zu erstellen und zu versenden. Diese Automatisierung reduziert den Zeitaufwand für die manuelle Eingabe von Rechnungen erheblich, minimiert Fehler und steigert die Verwaltungseffizienz.
• Personalisierte Aktivitätsberichte: TimeTonic bietet die Möglichkeit, maßgeschneiderte Aktivitätsberichte zu erstellen, die auf die spezifischen Bedürfnisse der verschiedenen Benutzer im Unternehmen zugeschnitten sind. Diese Berichte können Rentabilitätsanalysen, Projektverfolgungen und andere Schlüsselindikatoren enthalten und so die Überwachung und Verwaltung von Betriebsabläufen erleichtern.
• Skalierbarkeit und multinationales Management: Die Lösung lässt sich problemlos auf andere Länder ausdehnen, in denen das Unternehmen ansässig ist. Sie ermöglicht die Erstellung eines einheitlichen Modells, das für ausländische Tochtergesellschaften dupliziert werden kann, und bietet so eine konsolidierte Übersicht, auf die das Management und autorisierte Personen zugreifen können.

La solution de TeamIA, en intégrant TimeTonic, représente une avancée significative dans la modernisation des processus de gestion du bureau d'études. Non seulement elle répond aux défis immédiats de l'entreprise, mais elle offre également une plateforme évolutive qui peut s'adapter aux besoins futurs et à la croissance de l'entreprise.

Die von Visua angebotene TimeTonic-Lösung bietet einen bemerkenswerten zusätzlichen Vorteil für das Ingenieurbüro, insbesondere in ihrer Fähigkeit, sich leicht auf seine internationalen Tochtergesellschaften auszudehnen:

• Effiziente Duplizierung: Die Struktur von TimeTonic ermöglicht eine einfache Duplizierung des Geschäftsmodells für Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern und erleichtert so die Harmonisierung von Prozessen auf internationaler Ebene.
• Globale Vision: Diese länderübergreifende Implementierung bietet einen konsolidierten Überblick über alle Geschäftsvorgänge, sodass die Führungskräfte ein klares und einheitliches Verständnis der weltweiten Unternehmensaktivitäten erhalten.
• Synchronisierung von Operationen : Das System gewährleistet eine konsistente und synchronisierte Verwaltung zwischen den verschiedenen Tochtergesellschaften und stärkt so einheitliche Vorgehensweisen und die grenzüberschreitende Zusammenarbeit.

Dieser Bonus unterstreicht den strategischen Aspekt der Visua-Lösung, da er eine Möglichkeit zur Expansion und Stärkung der internationalen Präsenz des Ingenieurbüros bietet.

ROI oder Finanzielle Auswirkungen

• Zeitersparnis: Durch die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben wird etwa ein Drittel der Zeit der Assistentin frei, sodass sie ihre Fähigkeiten auf strategischere Aufgaben umschichten kann.
• Doppelter Vorteil: Die Integration der Operationen des zweiten Landes in TimeTonic verdoppelt die Investitionsrendite, indem sie die Prozesse rationalisiert und die Transparenz der internationalen Geschäftsaktivitäten verbessert.

La solution proposée par TeamIA représente une avancée majeure pour le bureau d'études d'ingénieurs. En adoptant TimeTonic, l'entreprise peut non seulement améliorer sa gestion interne, mais aussi augmenter sa rentabilité et sa capacité à prendre des décisions éclairées. Cette étude de cas illustre l'expertise de Visua dans la création de solutions numériques personnalisées qui répondent aux défis uniques de ses clients.