KI-Optimierung der Verwaltung von Photovoltaikprojekten

In einer Welt, in der erneuerbare Energien immer wichtiger werden, stehen Unternehmen, die sich auf die Installation von Solarfeldern spezialisiert haben, vor noch nie dagewesenen Herausforderungen bei der Verwaltung und Überwachung. Vor diesem Hintergrund wurde Visua, ein innovatives Unternehmen im Bereich digitaler Lösungen, angesprochen, um eine Lösung für das komplexe Management von Photovoltaikprojekten anzubieten. Diese Fallstudie konzentriert sich auf den von Visua vorgeschlagenen Ansatz zur Transformation der Verwaltungsprozesse eines Unternehmens, das derzeit rund 100 Photovoltaikprojekte verwaltet, mit dem Ziel, die Schwelle von 1000 Projekten zu erreichen.

• Komplexes Verwaltungsmanagement: Das Management von Photovoltaikprojekten, das sich über 18 Monate erstreckt, umfasst mehrere Phasen wie den Projektbeginn, die Vereinbarungen, die Finanzierung und den Bau. Jede Phase erfordert eine sorgfältige Verwaltung zahlreicher Dokumente, wie z. B. Installationspläne, Vereinbarungen mit den Beteiligten, Kommunikation mit den Auftraggebern und Rechnungsstellung. Diese administrative Komplexität wird durch den Umfang und die Vielfalt der zu bearbeitenden Dokumente noch erhöht.
• Verwendung ungeeigneter Tools: Das Unternehmen verwendet derzeit Tools wie Excel für die Verwaltung seiner Projekte. Obwohl Excel vielseitig einsetzbar ist, ist es für die Verwaltung von Projekten dieser Größenordnung und Komplexität nicht optimiert. Dies führt zu Schwierigkeiten bei der Projektverfolgung, der Aktualisierung von Informationen und der effektiven Kommunikation zwischen den verschiedenen beteiligten Akteuren.
• Kommunikation und Benachrichtigungen : Der aktuelle Prozess erfordert in jeder Phase des Projekts zahlreiche manuelle Benachrichtigungen und Kommunikationen zwischen den Beteiligten. Dies führt zu einem erhöhten Risiko von Fehlern und Verzögerungen sowie zu einem hohen Verwaltungsaufwand.
• Begrenzung der Wachstumskapazität: Das Unternehmen räumt ein, dass es aufgrund des digitalen Engpasses erhebliche Schwierigkeiten haben wird, zu expandieren und zu skalieren. Das derzeitige Projektmanagement ist so arbeitsintensiv, dass es ein Vollzeitäquivalent erfordert, das ausschließlich der Aktualisierung von Informationen gewidmet ist.
• Herausforderungen bei der Speicherung und Suche von Dokumenten : Bei einer großen Anzahl von Dokumenten, die verwaltet werden müssen, wird die sichere Aufbewahrung und das effiziente Auffinden dieser Dokumente zu einer schwierigen Aufgabe. Dies kann zu Verzögerungen beim Zugriff auf die benötigten Informationen und damit auch beim Projektfortschritt führen.

Folgen

Die Herausforderungen, denen sich das Unternehmen bei der Verwaltung seiner Photovoltaikprojekte gegenübersieht, haben erhebliche Auswirkungen auf verschiedenen Ebenen:

• Operative Ineffizienz: Die Verwendung ungeeigneter Tools wie Excel für das Management von Projekten dieser Größenordnung führt zu einer ausgeprägten operativen Ineffizienz. Dies äußert sich in Verzögerungen bei der Aktualisierung von Informationen, Schwierigkeiten bei der Verfolgung der verschiedenen Projektphasen und einer mühsamen Verwaltung von Dokumenten.
• Angesprochene Humanressourcen : Derzeit erfordert die administrative Verwaltung von Projekten die Zuweisung eines Vollzeitäquivalents, das ausschließlich der Aktualisierung von Projektinformationen gewidmet ist. Dieser Einsatz von Humanressourcen für sich wiederholende und zeitraubende Verwaltungsaufgaben schränkt die Verfügbarkeit des Personals für strategischere Aktivitäten ein.
• Risiko von Fehlern und Nichteinhaltung: Die manuelle und komplexe Verwaltung von Dokumenten erhöht das Risiko von Fehlern, Datenverlust und Nichteinhaltung von gesetzlichen Standards und Anforderungen von Auftraggebern. Diese Fehler können schwerwiegende Folgen haben, wie z. B. Verzögerungen bei der Projektdurchführung oder finanzielle Strafen.
• Begrenzung der Wachstumskapazität: Das Unternehmen wird sich bewusst, dass seine Fähigkeit, einen deutlichen Anstieg der Anzahl von Projekten zu bewältigen, durch seine derzeitigen Prozesse ernsthaft behindert wird. Dieser digitale Engpass hindert das Unternehmen daran, zu skalieren und neue Marktchancen zu nutzen.
• Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Stakeholder : Ineffizientes Projektmanagement kann zu Verzögerungen in der Kommunikation und im Projektfortschritt führen und so die Zufriedenheit von Auftraggebern und anderen Stakeholdern beeinträchtigen. Dies kann letztendlich dem Ruf des Unternehmens schaden und seine Fähigkeit, neue Kunden zu gewinnen, beeinträchtigen.

Angesichts dieser Herausforderung bietet TeamIA eine maßgeschneiderte digitale Lösung an, die sich auf ein robustes Datenbankmanagementsystem konzentriert. Diese Lösung wird nach einem genauen Anforderungskatalog entwickelt, der in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden erstellt wird. Sie umfasst :

• Erstellung und Test der Datenbank : Eine Datenbank, die entwickelt wurde, um alle Phasen von Photovoltaikprojekten zu integrieren und effizient zu verwalten.
• Import von CSV-Dateien: Erleichtert die Migration vorhandener Daten in das neue System.
• Einrichtung eines elektronischen Dokumentenmanagements (EDM): Ein Werkzeug, um Dokumente sicher zu speichern, zu organisieren und gemeinsam zu nutzen.
• Automatisierte Benachrichtigungen: Aktualisiert die verschiedenen Interessengruppen in Echtzeit, während die Projekte voranschreiten.
• Automatische Generierung von Briefen und Rechnungen: Reduziert manuelle Aufgaben und minimiert Fehler.
• Benutzerdefinierte Ansicht für jeden Benutzer: Ermöglicht jedem Beteiligten, ob intern oder extern, den Zugriff auf relevante Informationen entsprechend seinen Bedürfnissen.

Integration von Künstlicher Intelligenz Als Bonus integriert TeamIA eine Lösung für Künstliche Intelligenz, die in der Lage ist, in der Datenbank abgelegte Dateien automatisch zu erkennen und zu benennen. Dieses System verbessert die Zeitersparnis erheblich und erleichtert das Auffinden von Dokumenten.

Die von TeamIA angebotene Lösung bringt einen erheblichen ROI, nicht nur in Form von Kosteneinsparungen, sondern auch durch die Verbesserung der betrieblichen Effizienz und der Kundenzufriedenheit. Es folgt eine detaillierte Analyse der finanziellen und betrieblichen Vorteile :

• Einsparungen an Arbeitskraft: Wie bereits erwähnt, spart die Lösung von Visua eine Vollzeitstelle ein, was mehr als 30.000 € pro Jahr entspricht. Dies ist auf die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben und die erhöhte Effizienz bei der Dokumentenverwaltung zurückzuführen.
• API-Verbindung zu den Tools der Kunden : Die Fähigkeit, sich über APIs mit den Datenbanken und Tools großer Auftraggeberkunden zu verbinden, stellt einen wichtigen Wettbewerbsvorteil dar. Diese Integration ermöglicht einen Datenaustausch in Echtzeit, wodurch die Kommunikationszeiten verkürzt und die Genauigkeit der geteilten Informationen erhöht werden. Im Ergebnis kann dies die Kundenzufriedenheit erhöhen, Geschäftsbeziehungen stärken und den Weg für neue Geschäftsmöglichkeiten ebnen.
• Integration von Künstlicher Intelligenz: Ein weiterer Pluspunkt ist die Verwendung einer KI-Lösung zur automatischen Erkennung und Benennung der in der Datenbank abgelegten Dateien. Dieses System optimiert die Zeit, die für die Verwaltung von Dokumenten benötigt wird, und erleichtert die Suche nach ihnen erheblich. Diese Funktion reduziert nicht nur die Zeit, die Mitarbeiter mit sich wiederholenden manuellen Aufgaben verbringen, sondern verbessert auch die Genauigkeit und Zugänglichkeit der Informationen.
• Verbesserung der betrieblichen Effizienz: Indem die Lösung von Visua ein schnelleres und genaueres Dokumentenmanagement ermöglicht, trägt sie zu einer allgemeinen Verbesserung der betrieblichen Effizienz bei. Die Mitarbeiter können sich auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung konzentrieren, wodurch die Personalressourcen optimiert und die Gesamtproduktivität des Unternehmens gesteigert werden.
• Risikominimierung: Die höhere Genauigkeit bei der Verwaltung von Dokumenten und Daten verringert das Risiko von Fehlern, Datenverlust und Nichteinhaltung von Vorschriften. Dies kann zu geringeren Kosten aufgrund von Verwaltungsfehlern und potenziellen Bußgeldern führen.

Alles in allem führt die TeamIA-Lösung nicht nur zu direkten Kosteneinsparungen. Sie verändert auch die Geschäftsprozesse, verbessert die Interaktion mit den Kunden und stärkt die Fähigkeit des Unternehmens, künftiges Wachstum zu bewältigen. Durch die Integration fortschrittlicher Technologien wie APIs und künstliche Intelligenz positioniert TEamIA seine Kunden an der Spitze der Innovation im Photovoltaik-Projektmanagement.